Agenda consultas e avaliações
Oferece os horários livres, bloqueia o escolhido, confirma com o paciente e atualiza a agenda. Remarcação e cancelamento passam pelo mesmo caminho.
Clínicas, consultórios e odontologia
Uma secretária virtual no WhatsApp da clínica
Ela marca a consulta, confirma o horário, remarca quem precisa e responde o paciente às onze da noite. Depois, no fim do dia, presta contas para você: quem agendou, quem cancelou, quem faltou e o que ficou pendente.
Atendimento no WhatsApp oficial da Meta, por texto, áudio e imagem. A recepção assume a conversa quando quiser.
O problema real
A recepção não dá conta do WhatsApp — e o chatbot não ajuda
A mensagem chega enquanto a recepcionista está atendendo alguém no balcão. O paciente pergunta de novo, não recebe resposta, some. No dia seguinte falta na consulta e ninguém percebeu. Um chatbot de árvore de decisão não resolve isso: ele responde o paciente, mas não ajuda a operação.
Chatbot com árvore de decisão
- Depende de fluxo pré-desenhado e trava assim que o paciente sai do script
- Não confirma horário nem lembra o paciente na véspera
- Não sabe o que aconteceu ontem com aquela mesma pessoa
- Fala com o paciente, mas nunca fala com o dono da clínica
- A insatisfação só aparece quando vira avaliação pública
Secretária virtual Hal-AI
- Conversa livre: entende o pedido mesmo fora de qualquer roteiro
- Lembrete na véspera e confirmação no dia, para reduzir faltas
- Memória e contexto: retoma a conversa de onde ela parou
- Reconhece o telefone do gestor e muda de papel — com você, presta contas
- Sinaliza reclamação e pendência no mesmo dia, para a clínica agir
Não é chatbot com fluxo. É um agente operacional treinado para trabalhar.
Do lado do paciente
O que ela faz enquanto a clínica está fechada
O paciente manda mensagem no horário que dá para ele. A secretária virtual responde no mesmo minuto, com o contexto da sua clínica — especialidades, convênios aceitos, formas de pagamento e o que estiver publicado no site.
Confirma o horário sozinha
Lembrete 24 horas antes e confirmação no dia. É o trabalho que ninguém tem tempo de fazer na recepção e que segura a taxa de falta.
Responde a dúvida de sempre
Procedimentos oferecidos, convênios atendidos, formas de pagamento, endereço e horário de funcionamento — com as informações que a clínica cadastrou.
Passa para uma pessoa
Detecta o caso delicado e transfere para a equipe com o histórico da conversa junto. O agente se cala naquele chat até a pessoa devolver.
Entende áudio e imagem
Paciente mais velho costuma mandar áudio. Ela ouve, entende e responde. Também pode abrir a conversa com um áudio curto apresentando a clínica.
Fica de plantão
24 horas por dia no WhatsApp oficial da Meta. Sábado, domingo e no intervalo do almoço, que é quando muita gente consegue escrever.
Do lado de quem gerencia
Atende o paciente e presta contas para você
O mesmo agente reconhece o telefone do responsável pela clínica e troca de papel. Você pergunta em português, no seu WhatsApp, sem abrir painel nenhum.
- Resumo do dia: agendamentos, cancelamentos, faltas e destaques, enviados no fim do expediente.
- Reclamação e pendência: ele sinaliza a insatisfação enquanto ela ainda é uma conversa, e não uma avaliação pública.
- Lembretes operacionais: "me avise quando o material X estiver acabando", "lembra de ligar para o laboratório".
- Resposta factual: especialidades, procedimentos e políticas publicados pela clínica, com a fonte que ele consultou.
- Honestidade sobre o que não sabe: enquanto o sistema da clínica não estiver conectado, ele avisa explicitamente que aquele número é simulação — nunca finge estar integrado.
Secretária da clínica
online
Boa noite. Queria marcar uma avaliação, vocês atendem sábado?22:41
Boa noite! Atendemos sábado de manhã. Tenho 9h e 10h30 neste sábado. Algum desses serve?22:41
Mensagem de áudio enviada pelo paciente, com nove segundos.
Entendi o áudio: sábado às 10h30, em nome de Helena. Horário reservado. Envio a confirmação na sexta e um lembrete no sábado de manhã.22:42
Vocês atendem meu convênio?22:43
Atendemos, sim — está na nossa lista. Vou pedir para a recepção confirmar a cobertura do procedimento amanhã cedo e te aviso por aqui.22:43
Secretária da clínica
online
Como foi a agenda hoje?19:10
Dia cheio na parte da tarde. Duas pessoas pediram para remarcar e já reencaixei as duas ainda nesta semana.19:10
Um paciente reclamou do tempo de espera de ontem. Não respondi por você: deixei o chat na fila do atendimento humano.19:11
O que ficou pendente?19:12
Três confirmações de amanhã sem resposta. Envio o lembrete às 8h. E o material que você pediu para acompanhar entra no aviso de sexta.19:12
O conteúdo depende do que cada clínica configura no agente.
Agenda da secretária virtual
Confirmações do dia, remarcações pendentes e a fila de quem ainda precisa de contato.
Nova tarefa
Lembretes de amanhã
Em preparo
agendar_tarefa → 21 horários amanhã: 19 lembretes na fila, 2 já confirmados
Confirmações de hoje — 8 dos 24 horários
| Horário | Paciente | Compromisso | Canal | Estado |
|---|---|---|---|---|
| 08:00 | Helena Prado | Avaliação | Confirmado | |
| 08:40 | Otávio Ramos | Retorno | Confirmado | |
| 09:20 | Bianca Sales | Primeira visita | Aguardando resposta | |
| 10:00 | Ivo Nogueira | Retorno | Webchat | Remarcar |
| 10:40 | Célia Marques | Avaliação | Confirmado | |
| 11:20 | Renato Bastos | Retorno | Sem resposta | |
| 13:30 | Amanda Vieira | Primeira visita | Confirmado | |
| 14:10 | Sérgio Lima | Retorno | Telefone | Cancelado |
| 24 horários hoje = 17 confirmados + 6 pendentes + 1 cancelado. Os 6 pendentes são 2 aguardando resposta, 2 sem resposta e 2 para remarcar. | ||||
Remarcações pendentes — 2 abertas
Ivo Nogueira
Pediu para trocar o horário de hoje. A vaga das 10:00 voltou para a lista de espera.
qui · 09:20
sex · 14:10
sáb · sem vaga
2 opções oferecidas há 12 min
Douglas Prata
Avisou ontem à noite que não consegue vir cedo. O lembrete das 8h foi suspenso para este contato.
sex · 16:40
sáb · 09:00
aguardando escolha
Fila de contato — 5 pacientes
Quem ainda precisa de uma resposta
Renato Bastos
11:20
sem resposta desde ontem · segundo lembrete pendente
Bianca Sales
09:12
confirmação de hoje ainda em aberto
2
Douglas Prata
ontem
quer trocar o horário de amanhã cedo
Marisa Fontes
ontem
reclamou do tempo de espera na recepção
1
Ivo Nogueira
08:55
escolhendo entre os dois horários oferecidos
IA pausada automaticamente — a conversa de Marisa Fontes foi assumida por Marina (Recepção)
Liberar IA
Sistema da clínica
Simulação
sem sistema conectado, todo número desta tela sai marcado como simulação
O que você está vendo
É o dia da recepção em uma tela só: a lista de confirmações de hoje, com cada horário marcado como confirmado, aguardando resposta, sem resposta, para remarcar ou cancelado. Ao lado dela ficam as duas remarcações abertas — com os horários que o agente já ofereceu ao paciente — e a fila de contato, que reúne quem ainda precisa de resposta. No alto, a tarefa recorrente que dispara os lembretes de amanhã às 8h.
A vantagem
Ninguém precisou ligar para vinte e quatro pessoas para descobrir quem vem: as confirmações chegaram pela conversa e viraram estado na lista sozinhas. O que sobra na tela é exatamente o que exige decisão humana — seis pendências e duas remarcações — em vez das vinte e quatro linhas inteiras. E quando alguém da recepção assume um chat, o agente se cala naquele atendimento e a faixa âmbar registra quem assumiu.
Só na Hal-AI
Repare no que a tela não mostra: nenhum dado clínico. As colunas são horário, nome, tipo de compromisso, canal e estado — nada de sintoma, histórico ou resultado de exame, porque a configuração padrão não acessa prontuário. Qualquer ligação com sistema clínico depende de projeto específico e de contrato, com finalidade, base legal e escopo de acesso definidos antes. E enquanto o sistema da clínica não estiver conectado, a própria tela carimba os números como simulação, em vez de fingir integração.
Nomes, horários e contagens são fictícios. A mesma lista que a recepção vê aqui é a que vira o resumo do dia no seu WhatsApp — você só abre a tela quando quiser o detalhe.
Peça da Hal-AI
O mesmo agente, o vocabulário da sua operação
O que muda de uma clínica para outra não é a tecnologia: é a personalidade do agente, o conhecimento que ele consulta e as ferramentas que ele tem em mãos.
O que ela sabe de cor
O agente é pré-treinado pelo site da clínica e completado pelo Cofre de Conhecimento: PDFs, textos e imagens com procedimentos, convênios e políticas ficam na base que ele consulta antes de responder.
O que ela consulta na hora
Agenda e sistemas da clínica entram por API: o endereço é cadastrado uma vez e vira ferramenta do agente. A integração acontece na ativação, com o escopo definido por você.
Na prática
As perguntas que ela já responde
De um lado o paciente, do outro você. É a mesma secretária virtual, no mesmo número.
O paciente pergunta
- Quero marcar uma consulta.
- Vocês atendem sábado?
- Quais horários têm disponível?
- Gostaria de fazer uma avaliação.
- Quantos agendamentos tivemos hoje?
- Algum paciente reclamou?
- O que ficou pendente?
- Me lembre quando faltar o material X.
Como ativar
Da página da clínica à secretária no ar
O pré-treinamento começa pelo site da própria clínica. O que não estiver lá, você acrescenta.
Aponte o site da clínica
O agente lê o que está publicado — especialidades, procedimentos, endereço, horários — e já nasce sabendo falar da sua operação.
Complete o que falta
Convênios aceitos, formas de pagamento, regras de remarcação e o tom com que você quer que ele fale com o paciente.
Conecte o WhatsApp oficial
O número é ativado pelo fluxo de autorização da própria Meta. A Hal-AI é Meta Business Partner e opera sobre a API Cloud Oficial do WhatsApp Business.
Defina quem assume
Você diz em que situações a conversa vai para uma pessoa e quem recebe o resumo do dia. O takeover humano fica disponível o tempo todo.
Transparência
O que a secretária virtual não faz
Saúde exige limite claro. É melhor dizer isto antes da contratação do que depois.
Não dá orientação clínica
O agente não avalia sintoma, não sugere diagnóstico, não indica tratamento e não opina sobre medicação. Ele cuida da recepção: agenda, confirma, remarca e informa o que a clínica publicou. Qualquer assunto clínico vai para a equipe humana com o contexto da conversa.
Não trata dado de saúde por padrão
Prontuário, histórico clínico e resultado de exame são dados pessoais sensíveis pela LGPD. A configuração padrão não os acessa. Qualquer integração com sistema clínico depende de projeto específico, com finalidade, base legal, escopo de acesso e responsabilidades definidos em contrato antes de qualquer conexão.
Não inventa número
Enquanto o sistema da clínica não estiver conectado, o agente avisa de forma explícita quando um dado operacional é simulação. Ele nunca afirma estar integrado a um sistema que não está.
Dúvidas
Perguntas de quem administra a clínica
A secretária virtual dá orientação médica ao paciente?
Não. Ela cuida da recepção: agenda, confirma, remarca e responde sobre horários, convênios, formas de pagamento e informações publicadas pela clínica. Assunto clínico é encaminhado para a equipe humana.
O agente acessa prontuário ou dado de saúde do paciente?
Não por padrão. A configuração inicial trabalha com o que a clínica publicou e com a agenda. Acesso a sistema clínico depende de projeto específico e de contrato, com finalidade e base legal da LGPD acordadas antes de qualquer conexão.
O número usado é o WhatsApp oficial?
Sim. A Hal-AI é Meta Business Partner e opera sobre a API Cloud Oficial do WhatsApp Business. O número da clínica é ativado pelo próprio fluxo de autorização da Meta.
A recepção continua atendendo?
Continua. O takeover humano permite que um atendente assuma qualquer conversa; o agente se cala naquele chat e a pessoa continua com todo o histórico à vista. A secretária virtual tira da recepção o trabalho repetitivo, não a decisão.
E se o paciente mandar áudio?
Ela entende. O canal aceita texto, áudio e imagem, e o agente pode abrir a conversa com um áudio curto apresentando os serviços da clínica.
Serve para consultório de um profissional só?
Serve. Consultório individual, clínica odontológica, clínica pequena ou média — quanto mais o WhatsApp for o canal principal, mais trabalho ela tira das suas mãos.
Sua clínica atendida também fora do horário
Ative a secretária virtual no WhatsApp da clínica e veja o resumo do dia chegar no seu próprio celular.